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域外证据公证认证流程大全

点击数:1372020-05-10 13:30:24 

本篇文章转载于“蓝海现代法律”微信公众号


在美国形成的证据如何拿到中国法院用于诉讼?我国法院对其形式上的要求是有不同于一般证据的规定的。本文对公证认证流程进行了梳理,并后附中国部分驻外使领馆领事服务网页。


一、授权委托书与域外公文书证


一般来说,涉外民商事案件中,域外产生的法律文书主要涉及两类:一类是域外主体的身份证明文件(比如注册证明、护照)、诉讼代表人的身份证明(类似于国内的法定代表人身份证明书)和授权委托书等相关文件;另一类是和案件有关的能够证明案件事实的证据。


对于第一类法律文书中的授权委托书,《民事诉讼法》第59条规定,侨居在国外的betway必威体育首页公民从国外寄交或者托交的授权委托书,必须经betway必威体育首页驻该国的使领馆证明;没有使领馆的,由与betway必威体育首页有外交关系的第三国驻该国的使领馆证明,再转由betway必威体育首页驻该第三国使领馆证明,或者由当地的爱国华侨团体证明;第264条规定,在betway必威体育首页领域内没有住所的外国人、无国籍人、外国企业和组织委托betway必威体育首页律师或者其他人代理诉讼,从betway必威体育首页领域外寄交或者托交的授权委托书,应当经所在国公证机关证明,并经betway必威体育首页驻该国使领馆认证,或者履行betway必威体育首页与该所在国订立的有关条约中规定的证明手续后,才具有效力。以上规定要求了华侨和在国美没有住所的外国自然与法人提交授权委托书需要通过公证、认证,从而确认委托书真实性。


最高人民法院2001年发布的《关于民事诉讼证据的若干规定》(以下简称《旧证据规定》)第11规定:“当事人向人民法院提供的证据系在betway必威体育首页领域外形成的,该证据应当经所在国公证机关予以证明,并经betway必威体育首页驻该国使领馆予以认证,或者履行betway必威体育首页与该所在国订立的有关条约中规定的证明手续。”最高法院的规定对境外形成的证据提出了严格的形式要件,该规定要求程序的特殊性使得一些涉外案件的审理受到不小的阻碍,时常会出现一方当事人提供的证据不符合最高法院的规定,公证认证手续并不合法。


《新证据规定》16条则对域外证据公证做出了新的修改:


“当事人提供的公文书证系在betway必威体育首页领域外形成的,该证据应当经所在国公证机关证明,或者履行betway必威体育首页与该所在国订立的有关条约中规定的证明手续。


betway必威体育首页领域外形成的涉及身份关系的证据,应当经所在国公证机关证明并经betway必威体育首页驻该国使领馆认证,或者履行betway必威体育首页与该所在国订立的有关条约中规定的证明手续。


当事人向人民法院提供的证据是在香港、澳门、台湾地区形成的,应当履行相关的证明手续。”


可以看出,《新证据规定》规定,只有域外形成的公文书证与涉及身份关系的证据才需要经过所在国公证证明,对于其他情形的证据,不作公证、认证手续上的要求。以上的修改可能基于几点考虑:①公证文书适用适用推定真实的规则,人民法院很难对于对于域外形成的公文书证的真实性采取依职权查询等针对一般公文书证的方式进行查验,所以,由所在国公证机关证明是必要的。②《旧证据规定》11条的规定实践操作过于繁琐,且一般的涉外民事法律关系证据,很大可能性仅涉及当事人之间的权利义务,其真实性可以通过质证来进行检验。不需要全部要求经所在国公证机关证明或者经我国驻该国使领馆认证,这样会增加相关工作人员的工作负担与当事人的诉讼成本。③涉及身份关系(比如父母子女关系、夫妻关系等)的涉外证据具有一定的特殊性,与社会伦理道德法律秩序有关,需要进行更为严格的查验与要求,而按照民事诉讼法第264条涉外授权委托书的要求,由所在国公证机关证明并经我国驻该国使领馆认证的有其必要性与合理性。


所谓公文书证,是民诉法中的概念,指国家公务人员在职权范围内和企事业单位、社会团体在其权限范围内制作的文书,而与之相对的非公文书证,则范围十分广泛,常见的有当事人之间签订的合同、通讯、来自非公共机构的第三方(如客户、供应商、服务提供商等)的文件等。根据《旧证据规定》第77条第1款,国家机关、社会团体依职权制作的公文书证的证明力一般大于其他书证。之所以公文书证的证明力大于其他书证,原因在于单位制作的书证是经国家机关、法人或者其他组织依照一定程序和格式,在行使自己职权范围内制作的各种文书。但在《新证据规定》中,该条虽然被删除,但91条第1款却规定了公文书证的制作者根据文书原件制作的载有部分或者全部内容的副本,与正本具有相同的证明力。简单来说,就是符合特定要求的副本也将被推定具有证明其内容的实质证明力,公文书证的证明力可见一斑。但是,《新证据规定》并未对公文书证做出具体定义。一些在中国通常被视为公共机构的组织,例如证券交易所、公证机构等,在很多国家是私营性质,甚至属于盈利组织。对于这些机构出具的文书是否视为公文书证,需要等待进一步的答复。因为各国法律一般情况下对公文书证的都会有特别保护,从而伪造公文书证的难度很大,因此取消对他国公文书证的认证是国际主流趋势,我国也有可能在未来加入《关于取消要求外国公文书认证的公约》,最高院对域外的公文书证仅要求办理公证而不用办理认证的决定是具有科学性,符合国际趋势的。


而对于在公文书证中涉及身份关系的书证,则要求更为严格,除了需要在所在国公证之外,还要求中国使馆的认证,即需要公证+认证的程序,而其他类型的公文书证只需要公证程序即可。这是因为关于身份关系涉及社会伦理道德秩序,也包含了许多法定权利与义务,所以对于身份关系的确认,需要特别严谨。但是《新证据规定》和中国法律中并没有对身份关系做出定义,身份关系一般指基于主体的一定身份而发生的以身份利益为内容的人身关系。一般来说,个人之间通过血缘、婚姻、收养等形成的家庭关系(属于“家庭型身份关系”)属于身份关系大家并无争议。提及“涉及身份关系的证据”,一般来说我们很容易想到涉及婚姻关系,收养关系,监护关系等有关的证明材料,如结婚证明,监护协议等。但是对于其他非个人之间的关系,例如,董事和股东与公司之间的关系(属于“非家庭关系”)是否属于身份关系,则存在不同的观点。笔者认为,为了更好维护当事人的合法权益,上述非家庭关系在《新证据规则》中应视为身份关系对待,稳妥起见,办案律师也应将相关的证据同时办理公证与认证手续,比如公司登记证书等。


需要肯定的是,《旧证据规则》并未区分公文书证和私文书证,也未区分身份证据和非身份证据,而是一概要求域外证据全部需要公证和认证手续,这是《新证据规定》的一个明显进步


二、港澳台公证手续


对于在香港地区形成的证据的公证证明问题,主要通过委托公证人制度进行办理,也可以简单理解为委托律师办理。为解决香港居民回内地处理民事、经济法律事务所需的公证证明问题,从1981年开始,司法部经商中央有关主管部门同意,建立了委托公证人制度,即由司法部考核后委托部分香港律师作为委托公证人(截止到2003年12月17日,委托公证人共有276名),负责出具有关公证文书,经司法部在香港设立的中国法律服务(香港)有限公司审核并加章转递后,送回内地使用。目前这一制度仍在实行。


如果澳门产生的公文书证或者有关身份事实,司法部并没有在澳门建立委托公证人制度,只要经过中国法律服务(澳门)有限公司或者澳门司法事务室下属的民事登记局出具公证证明,可以直接向人民法院提交。


如果是台湾产生的公文书证,首先应当经过台湾地区的法院或者公证机关予以公证,并由台湾海基会、海协会根据《海峡两岸公证书使用查证协议》以及《海峡两岸公证书使用查证协议实施办法》,提供有关证明材料,再转寄中国公证协会,再由中国公证协会转寄给相关地方公证协会,地方公证协会核对完毕后会出具证明。


三、具体公证手续


那么当事人应当如何办理公证认证手续?2005年最高人民法院在《第二次全国涉外商事海事审判工作会议纪要》第40条作了明确规定,即:“对当事人提供的在我国境外形成的应履行相关公证、认证或者其他证明手续的证据,应当经所在国公证机关公证,并经我国驻该国使领馆认证,或者履行我国与该所在国订立的有关条约中规定的证明手续。如果其所在国与我国没有外交关系,则该证据应经与我国有外交关系的第三国驻该国使领馆认证,再转由我国驻该第三国使领馆认证。”


改革后,境外形成的公文证据应当履行的证明手续分为两种,即一般情形下的证明手续和特殊情形下的证明手续。一般情形下的证明手续分为国外(与我国具有外交关系)办理公证流程和国外(与我国未建立外交关系)办理公证流程。具体内容如下:


①与我国具有外交关系办理公文书证公证流程包括:


1. 由当事人将待公证的资料提交给该国具备公证资格的机关或者个人进行公证。

2. 缴纳费用并领取公证书。


涉及身份关系的公文书证则需要再将公证资料提交给我国驻该国使领馆进行认证。


②国外(与我国未建立外交关系)办理公文书证公证流程包括:


1. 由当事人将待公证的资料提交给该国具备公证资格的机关或者个人进行公证。

2. 缴纳费用并领取公证书

涉及身份关系的公文书证则需要多两个步骤,

3. 将公证资料提交给与我国建立外交关系的国家驻该国使领馆进行认证。

4. 再将认证文书提交给我国驻认证国家的使领馆进行认证,才算完成公证加认证手续。


这里特别指出,行使涉外公证认证职能的我国驻外使领馆包括大使馆、总领事馆、领事馆和代办处等,具体行使涉外公证认证职能的部门是领事部,其他部门(如教育处、商务处等)无权出具涉外公证认证文书。从条文可知,在当前法律制度下,域外形成的授权委托书、公文书证、涉及身份关系的证据在诉讼中采纳需要经过特别的认证程序,这一程序称之为“领事认证”。“领事认证”是指领事认证机构根据自然人、法人或其他组织的申请,对国内涉外公证书、其他证明文书或国外有关文书上最后一个印鉴、签名的真实性予以确认的活动。领事认证的目的是使一国出具的文书能在其他国家境内得以承认,不会因怀疑文书上的印鉴、签名的真实性而影响其域外的法律效力。领事认证不对公证书或者其他证明文书证明的事项行使证明职能,不对文书内容本身的真实性、合法性负责,文书内容由文书出具机构负责。需要特别注意的是认证的方向性。国内形成的证据需要在国外使用,需要在国内公证机关公证,交由中国外交部及其机关认证,再交由外国使领馆认证。而国外形成的证据需要在国内使用,则方向相反,需要交由当地公证机关证明,向所在国外交部或有权办理领事认证的机构申办所在国领事认证,最后交由我国使领馆认证。国内领事认证机构,是指外交部、外交部委托的地方人民政府外事部门(以下称地方外办)。我国国外领事认证机构,是指驻外使领馆以及外交部委托的其他驻外机构。


域外各国办理流程存在差异,本文整理了部分中国驻外使领馆“领事认证”办理提示网页,见本文最后,仅供参考,中国驻各国使馆的相关认证具体手续所需文件等均可以在使馆官网查到。


特殊情形下的证明手续是指履行betway必威体育首页与该所在国订立的有关条约中规定的证明手续。比如有些国家之间缔结了相互免除认证,单方免除认证,或对部分文书免除认证的双边或多边国际条约。在这种情况下,公证文书可以直接发往免除认证的国家使用,无需履行认证手续。


中国部分驻外使领馆管领事认证办理提示网页

美国

http://www.china-embassy.org/chn/lszj/gzrz/t1234137.htm

加拿大

http://ca.china-embassy.org/chn/lsyw/hzqz/bzxz/gzrz12/rz123/

英国

http://www.chinese-embassy.org.uk/chn/lsfw/gzrz/blrzxz/

俄罗斯

http://ru.china-embassy.org/chn/fwzn/lsfws/gzrz/rzxz/

法国http://fr.chineseembassy.org/chn/zgzfg/zgsg/lsb/gzrz/t196055.htm

德国

http://de.chineseembassy.org/chn/lsfw/gz/t1350564.htm;

西班牙http://es.chineseembassy.org/chn/lqsw/lqsw4/t626578.htm;

意大利http://it.chineseembassy.org/chn/lsyw/gongzhengrenzheng/t806405.htm

荷兰

http://nl.chineseembassy.org/chn/ls/gzrz/t1216523.htm

以色列http://il.chineseembassy.org/chn/qzhz/ZJFW/RZ/t479673.htm

新加坡

http://sg.china-embassy.org/chn/lsfw/lsrz/t585133.htm

印度

http://in.china-embassy.org/chn/lsfw/gzrz/t917027.htm

日本

http://www.china-embassy.or.jp/chn/lsfws/gzjrz/rz/

韩国

http://kr.china-embassy.org/chn/lsqz/lsgzrz/ls_gzrz_r/t1436355.htm

澳大利亚

http://au.china-embassy.org/chn/lsfw/fzrz/blrzxz/t556388.htm

肯尼亚

http://ke.china-embassy.org/chn/lqsw/bzxz/hydj/t1402021.htm

外国驻华使馆(代表处)领事认证规定汇编http://cs.mfa.gov.cn/zggmcg/lsrz/sblsrzxz/t1398158.shtml

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